Hvad er reglerne for EU Arbejdstidsdirektivet

Gældende fra 1. juli 2024 (DK)

Alle arbejdsgivere har pligt til at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt tidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.

Formålet er at sikre overholdelsen af reglerne om daglig- (11-timers reglen) og ugentlig hviletid (ugentlig fridøgn) samt reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timers reglen).

Hvem er omfattet af EU arbejdstidsdirektivet?

Alle som ikke er ”selvtilrettelæggere” er omfattet af dette direktiv

Og hvordan defineres ”Selvtilrettelæggere”?

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten enten i selve kontrakten eller ved et tillæg til kontrakten, at arbejdstidsdirektivet ikke finder anvendelse for den pågældende medarbejder.

Medarbejderen skal være undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen og ugentlig fridøgn)

Selvtilrettelæggerbegrebet bliver i EU-Kommissionen lagt op til en snæver fortolkning hvor der blandt andet bliver udtalt at dette kan omfatte bl.a. ”visse højtstående ledere, eksperter og erfarne advokater” men dette er dog forbundet med en usikkerhed, og i sidste ende er det op til domstolene at vurdere dette.

Hvad skal registreres?

Der skal ske registrering af den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.

Beskæftigelsesministeriet har bekræftet, at det er tilstrækkeligt, at der sker registrering af den samlede daglige arbejdstid. Der er derfor ifølge Beskæftigelsesministeren ikke et krav om, at der registreres komme- og gåtider eller pauser.

Hvis en medarbejder vælger at arbejde hjemmefra om aftenen, fordi medarbejderen er gået tidligere fra arbejdet, så tæller hjemmearbejdet med i summen af den samlede, daglige arbejdstid. Men det er ikke nødvendigt at registrere, hvornår på døgnet arbejdstimerne er lagt.

NB! Hvis man undlader at registrere komme- og gåtider, så mener vi fra SmartTID, at dette er en gråzone, og at det ikke vil være muligt at kunne beregne om reglerne for 11-times hvile er overholdt!

Pause registreringer?

Arbejdstilsynet har sendt en bekendtgørelse i høring, som hvis den bliver vedtaget betyder, at hviletid fra 1. juli 2024 fremover skal indgå i det APV arbejde der foretages i virksomhederne. Det vil sige, at virksomhederne også skal kunne rapportere på, hvordan man arbejder med, og har fokus på hviletidsbestemmelser. Så dette er endnu en god grund til at man med fordel kan registrere reelt afholdte pauser i forbindelse med tidsregistreringen, så man kan benytte disse til APV arbejdet.

Kan man nøjes med alene at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid?

Ja, hvis den aftalte arbejdstid er kendt på forhånd, er det muligt alene at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid.

Hvis en medarbejder er sat til at arbejde 7,4 timer dagligt mandag til fredag (37 timer om ugen), skal der kun ske registreringer, hvis der er afvigelser i den samlede arbejdstid på de enkelte dage i løbet af ugen.

Hvis en medarbejder arbejder flere steder i løbet af en arbejdsdag eller i flere tidsslot i løbet af dagen og summen af daglig arbejdstid er uændret, så vil der derfor ikke være tale om en afvigelse, der skal registreres særskilt.

Men hvis medarbejderen f.eks. går tidligere en dag og arbejder ekstra en anden dag, så skal der til gengæld ske en registrering af to afvigelser.

Hvis arbejdstiden varierer meget fra dag til dag, er metoden ikke hensigtsmæssig, da man risikerer, at medarbejderne glemmer at registrere afvigelser i forhold til det for udfyldte timetal, ligesom det gør det vanskeligere for lederne at kontrollere, om medarbejderne rent faktisk opfylder pligten til at tidsregistrere.

Hvilke krav stilles der til tidsregistrerings systemet?

Der er metodefrihed i forhold til indretning af tidsregistrerings systemet, og der er således ingen formkrav til, hvordan systemet skal indrettes. Det er op til den enkelte arbejdsgiver at finde det system, som passer bedst ind i virksomhedens drift. Der kan f.eks. etableres følgende systemer:

• Registrering af arbejdstid via en app til en smartphone
• Fysiske eller elektroniske timesedler udfyldt af medarbejderen
• Stempel ur
• Andre elektroniske løsninger

Det er dog et krav, at systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Det vil sige, at registreringen af arbejdstiden skal stemme overens med den faktiske arbejdstid.

Herudover må systemet ikke indeholde fejl, der medfører, at registreringerne ikke afspejler den faktiske arbejdstid.

Hvor lang tid skal oplysningerne opbevares?

Arbejdsgiveren skal opbevare oplysningerne i fem år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid (48-timers reglen).

Har medarbejderen ret til at få udleveret egne registreringer?

Ja, Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne oplysninger i tidsregistrerings systemet.

Hvem skal registrere arbejdstiden?

Det er mest naturligt at det er medarbejderen selv der tidsregistrerer.

Hvor ofte skal arbejdstiden registreres?

Arbejdstidsloven indeholder ingen regler om, hvor ofte der skal ske registrering af arbejdstiden, men da registreringer skal være valide, så må der efter vores vurdering, ikke gå for lang tid mellem tidsregistreringerne. Hvis der går for lang tid mellem registreringerne, så vil det medføre en større risiko for at registreringerne ikke er pålidelige, da medarbejderen ikke kan huske sine konkrete arbejdstider.

Vi vil dog opfordre til at man registrerer arbejdstiden hver dag, da man ellers ikke vil kunne forudse eventuelle mulige overskridelser af 11 timers reglen!

Skal arbejdsgiveren kontrollere registreringerne?

Det er arbejdsgiverens pligt at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes. Det er derfor vores anbefaling, at virksomhederne løbende fører kontrol med tidsregistreringerne, og/eller at der anvendes et system, som advarer om, at der er foretaget tidsregistreringer, som indikerer, at der er sket brud på arbejdstidsreglerne (48-timers reglen, 11-timers reglen mv.).

SmartTID tilbyder yderligere foranstaltninger som gør, at SmartTID systemet kan advare og orientere om overtrædelser og nær ved overtrædelser til dette område.

Hvad sker der, hvis der ikke er foretaget tidsregistrering, eller hvis der er fejl i registreringen?

Hvis medarbejderen foretager tidsregistreringer, som viser, at der er sket brud på arbejdstidsreglerne, skal man som arbejdsgiver straks gribe ind med henblik på at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes.

Arbejdstidsloven indeholder ikke en særskilt sanktion for manglende eller forkert tidsregistrering.

Det er imidlertid Dansk Erhvervs vurdering, at mangelfuld tidsregistrering efter omstændighederne kan komme arbejdsgiveren bevismæssigt til skade, hvis en medarbejder rejser krav om godtgørelse for brud på 48-timers reglen. Hvis medarbejderen er omfattet af en overenskomst, hvori 48-timers reglen er indarbejdet, er der også risiko for en bod for brud på overenskomsten.

*Ovenstående er en sammenfatning af mange af de love, regler og krav samt publiceringen af ”Registrering af arbejdstid: Sådan gør du” fra Dansk Erhverv”

Ansvar og undtagelser:

SmartTID leverer funktionalitet der kan dokumentere overskridelser af reglerne om hviletid, 11 timers reglen og ugentligt fridøgn, samt reglerne om max 48 timers gennemsnitlig arbejdstid over en reference periode på 4 eller 6 måneder. (dog ikke for mobile arbejdstagere)

Funktionaliteten er et udtryk for den tolkning, som SmartTID til en hver tid har af reglerne. I takt med at reglerne bliver mere specifikt beskrevet og der evt. falder domme omkring tolkning af reglerne, vil vi tilrette SmartTID så funktionaliteten vil være i overensstemmelse med praksis på området.

Men det vil til hver en tid være virksomhedens eget ansvar at dokumentation af overtrædelser er korrekte og at leve op til kravene i EU arbejdstidsdirektivet.